A destinação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Câmara Municipal é definida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída por portaria de 2015. Entre esses documentos, há aqueles que podem ser descartados, uma vez esgotados os prazos de guarda no Legislativo, sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública.

Há, contudo, aqueles que não podem ser eliminados e cuja guarda deve ser permanente, dado seu interesse social, histórico e de pesquisa. Projetos de lei, indicações, requerimentos de comissão, atas e vídeos de reuniões de Plenário são alguns dos documentos produzidos pela CMBH que precisam ser permanentemente arquivados. Para garantir a gestão, preservação e acesso aos documentos que necessitam de guarda permanente, a Câmara mantém convênio com o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (APCBH). Os interessados em acessar tais documentos podem entrar em contato com o órgão pelo e-mail apcbh@pbh.gov.br ou pelo telefone (31) 3277-4603 e agendar sua visita.

Por não dispor de espaço físico suficiente para a guarda de todos os documentos que precisam ser preservados permanentemente em decorrência das informações neles contidas, a CMBH os envia para o Arquivo Público, cujo acervo é composto por coleções que apresentam enorme variedade de informações sobre a capital mineira.

No APCBH, além de documentos produzidos pela CMBH, podem ser encontrados acervos do Poder Executivo Municipal, bem como registros privados de interesse da população belo-horizontina, tais como textos, revistas, mapas, plantas, projetos arquitetônicos, cartazes, fotografias, filmes e registros sonoros.

Comissão de Avaliação

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é a responsável por analisar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Câmara Municipal e por estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediária, definindo, ainda, a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Os arquivos correntes são compostos por documentos que ainda tramitam na Casa ou estão em uso constante, sendo necessários na rotina do Poder Legislativo. Já os arquivos intermediários recebem os documentos que não são mais consultados com tanta frequência, porém, ainda são necessários à CMBH. Tanto os arquivos correntes quanto os intermediários permanecem na Câmara.

Encerrada a fase intermediária de seu ciclo de vida, os documentos podem vir a ser destinados à eliminação ou ao arquivamento permanente, sendo, neste último caso, encaminhados ao Arquivo Público para guarda definitiva.

O arquivista da CMBH e presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Josemar Elias da Silva Junior, explica que o trabalho do setor de arquivo da Câmara Municipal em parceria com o Arquivo Público é essencial para a manutenção da memória do Poder Legislativo. Segundo ele, a Diretoria do Processo Legislativo (Dirleg), a Superintendência de Comunicação Institucional (Supcin) e o Cerimonial do Legislativo (Cerleg) são os maiores produtores de documentos de valor permanente da CMBH.

Acesso ao arquivo permanente

Localizado na Rua Itambé, 227, no Bairro Floresta, o APCBH adota técnicas de arranjo, descrição e preservação de seu acervo, possibilitando o acesso para consulta e pesquisa a todo interessado que se registrar, mediante o preenchimento de formulário próprio. Em até 48 horas após o contato com o APCBH, o interessado receberá uma resposta do órgão e, em dia e horário agendados, poderá consultar, no próprio Arquivo Público, o acervo de guarda permanente oriundo da CMBH.

Superintend̻ncia de Comunica̤̣o Institucional РC̢mara BH